Medewerker verdacht van fraude

IJsselmeer
© Menno Schaefer

22 oktober 2018 -  Fraude bleek geïsoleerd geval

Het onafhankelijk onderzoek door BDO Investigations naar de in april van dit jaar ontdekte fraude bij Landschap Noord-Holland heeft uitgewezen dat betreffende medewerker alleen heeft gehandeld. Er zijn geen nieuwe feiten aan het licht gekomen dan de aard en omvang van de eerder vastgestelde fraude. Wat betreft de financieel administratieve processen concludeert BDO dat we die verder kunnen verbeteren. Het onderzoek naar de fraudezaak en de financieel administratieve processen is uitgevoerd in opdracht van onze Raad van Toezicht.

Om een dergelijke fraudezaak in de toekomst te voorkomen adviseert BDO onder andere een extra standaard controlestap voor nieuwe crediteuren in te voeren. Ook adviseert BDO een meer uitgebreide vorm van projectcontrole in te zetten door niet bij het project betrokken medewerkers. En om een meer uniforme manier van nacalculatie in te voeren. Landschap Noord-Holland neemt de aanbevelingen van BDO over en voert deze momenteel door in de organisatie. De verwachting is dat deze implementatie eind januari 2019 voltooid is.

De officier van Justitie heeft onze aangifte van de fraude opgepakt in een strafzaak. Inmiddels hebben we een deel van het ontvreemde geld terug gekregen. Het is ons doel om het volledige bedrag terug te vorderen.

We informeren al onze relaties, onze vrijwilligers en onze donateurs over de uitkomsten van het onderzoek en onze vervolgaanpak. Bovendien brengen we via de Noordhollandse dagbladen de onderzoeksbevindingen en maatregelen naar buiten. Zoals we dit voorjaar ook zelf het nieuws over de fraude naar buiten brachten.

We vinden het belangrijk om voor onze inspanningen verantwoording af te leggen. Dat doen we als het goed gaat, maar ook als het mis gaat zoals dit voorjaar. Dit doen we vanwege onze maatschappelijke rol en de grote betrokkenheid van veel mensen bij ons werk.

We hebben het CBF, toezichthouder goede doelen, geïnformeerd over de uitkomsten van het onderzoek en onze maatregelen. Het CBF is positief over onze vervolgaanpak om fraude in de toekomst te minimaliseren en kan zich vinden in de voorgenomen implementatie. Zij heeft op 11 oktober de status ‘onder verscherpt toezicht’ van Landschap Noord-Holland opgeheven. Zie website CBF.
 

Hieronder vindt u voorgaande updates over de fraudezaak

Update 13 augustus 2018

Het externe onderzoek naar de fraudezaak is inmiddels gereed. In oktober besluit de Raad van Toezicht over de aanbevelingen uit het onderzoek en de voorgenomen maatregelen door Landschap Noord-Holland. Daarna zullen we de belangrijkste conclusies, aanbevelingen, en onze maatregelen breed delen, in het bijzonder met onze relaties, onze vrijwilligers en onze Beschermers. Planning: medio oktober.

Update 18 juli 2018

Het onderzoek naar de fraude loopt nog. De belangrijkste conclusies zullen we breed delen.

Update 8 mei 2018

De afgelopen dagen hebben we diverse reacties van Beschermers ontvangen, waaronder opzeggingen (30 stuks), nieuwe aanmeldingen (48), steunbetuigingen en vragen van bezorgde natuurliefhebbers. Na beantwoording van de vragen, ontvingen we van diverse mensen bericht dat zij onze uitgebreide reactie en toelichting waardeerden. Daarom geven we graag extra toelichting op de fraudezaak en daarmee antwoord op de meest gestelde vragen. Dit doen we vanwege het vertrouwen dat Beschermers en andere donateurs, organisaties, Vrienden, sponsors, fondsen, in onze organisatie mogen hebben. We leggen voor onze inspanningen verantwoording af. Dat doen we als het goed gaat, maar ook als het mis gaat, zoals nu. Juist vanwege onze maatschappelijke rol en het geld dat ontvreemd is. Om dezelfde reden hebben we op 17 april ook zelf het nieuws naar buiten gebracht, via het Noordhollands Dagblad.

Het onderzoek

In de tweede helft van mei is een extern bureau het onafhankelijk onderzoek gestart. Als opdrachtgevers treden twee leden van de Raad van Toezicht op, aangevuld met de directeur. Naar verwachting wordt het onderzoek afgerond voor de zomervakantie. Hierna zal bepaald worden welke vervolgacties dienen te volgen op de conclusies van het onderzoek. Wij zullen deze conclusies breed delen. Van de toezichthouder goede doelen, het CBF, hebben wij tot 1 november de tijd gekregen om noodzakelijke verbeteringen te implementeren.

Update 19 april 2018

Op 18 april hebben Ernest Briët, directeur Landschap Noord-Holland en Ineke van Hoof, voorzitter Raad van Toezicht, een gesprek gehad met het Centraal Bureau Fondsenwerving over de fraudezaak. In dat gesprek heeft het CBF met instemming gereageerd op de openbaarmaking van de fraude door Landschap Noord-Holland en het onafhankelijke onderzoek dat we instellen. Conform het reglement van het CBF heeft het CBF Landschap Noord-Holland, hangende het onderzoek, onder verscherpt toezicht geplaatst.

17 april 2018 - Organisatiestatement na ontdekking fraude

Landschap Noord-Holland heeft een aanzienlijk fraude door één van de medewerkers vastgesteld. Het betreft het sinds 2013 doorsluizen van kleinere bedragen via valse facturen, vanuit een eenmanszaak waarvan de betrokken medewerker de eigenaar is. Hier stonden voor zover bekend geen feitelijke werkzaamheden of verleende diensten tegenover. Het ontvreemde bedrag betreft in totaal bijna € 300.000.
Na de vaststelling is de betrokken medewerker op staande voet ontslagen. Landschap Noord-Holland heeft aangifte van de fraude gedaan bij de politie. Ook heeft Landschap Noord-Holland onmiddellijk juridische maatregelen genomen om zoveel mogelijk van de verduisterde gelden terug te krijgen.

Er is een onafhankelijk onderzoek ingesteld om vast te stellen hoe deze fraude heeft kunnen plaatsvinden en welke maatregelen noodzakelijk zijn om dergelijke fraude in de toekomst uit te sluiten. Het onderzoek richt zich ook op de vraag of ook andere organisaties door de fraude zijn benadeeld. De belangrijkste conclusies uit het nog uit te voeren externe onderzoek zullen publiekelijk gedeeld worden.

In het overzicht hieronder staan de meest gestelde vragen.

De drie meest gestelde vragen

1. Waarom kon deze fraude zo lang duren zonder ontdekt te worden? Heeft u de interne financiële processen wel op orde?

De medewerker had een bedrijf ingeschreven bij de KvK, stuurde vanuit dat bedrijf facturen aan Landschap Noord-Holland die medewerker zelf kon accorderen, omdat de bedragen onder het gemandateerde bedrag (van maximaal € 10.000 per factuur) lagen. De medewerker was projectleider van grotere projecten, waarop hij deze kosten liet boeken.

In onze organisatie zijn de processen van het accorderen projectplannen, goedkeuren van facturen en het uitvoeren van betalingen middels functiescheiding geborgd. Desondanks heeft de fraude kunnen plaatsvinden. De betrokken facturen zijn zeer gefragmenteerd over meerdere projecten en een lange periode van tijd aangeboden. Daarnaast waren deze facturen inhoudelijk zeer specialistisch van opzet en oogden daardoor betrouwbaar. Zowel de aard van de werkzaamheden, de relatief lage bedragen in relatie tot het project bleven onder aanbesteding- en mandateringsgrenzen.

De medewerker heeft onze interne regels en onze CAO Bos en Natuur (artikel 4.3) geschonden, die voorschrijven dat medewerkers geen eigen bedrijf mogen hebben. We wisten niet dat het bedrijf van waaruit gefactureerd werd van hem was en hebben ook nooit toestemming gegeven dat hij vanuit een eigen bedrijf voor Landschap Noord-Holland kon werken.

2. Waarom werkt u niet volgens het vier-ogenprincipe?

We hanteren het vier-ogenprincipe, in het geval van projectleiders is dat bij bedragen boven de € 10.000. Uiteindelijk geeft de directeur alle betalingen (vaak een lijst met tientallen facturen) vrij door een zogenaamde “tweede handtekening”. Steekproefsgewijs controleert de directeur facturen in deze lijst. De facturen die het betreft werden niet herkend als niet in de haak. Het is heel goed mogelijk dat we om dit crimineel handelen in de toekomst beter uit te sluiten de hoogte van het bedrag waarbij het vier-ogenprincipe geldt, aanzienlijk verlagen. Dit kan één van de adviezen zijn van het externe bedrijf dat wij vragen deze kwestie uit te zoeken. Wijzigingen in ons financieel-administratief-proces willen wij doorvoeren nadat extern onderzoek heeft uitgewezen waar precies de punten zitten ter verbetering. Vanzelfsprekend worden alle facturen met nog meer aandacht tegen het licht gehouden.

3. Hebben directeur en de accountant in deze zaak zitten slapen? En waar was de Raad van Toezicht?

We laten een onafhankelijke partij onderzoek doen om vast te stellen hoe deze fraude meerdere jaren heeft kunnen plaatsvinden en welke maatregelen noodzakelijk zijn om dergelijke fraude in de toekomst uit te sluiten. Daarin zal ook nadrukkelijk worden meegenomen wat de rol en positie daarin van verantwoordelijken is, zoals die van de directeur, de Raad van Toezicht en de accountant. Maar ook hoe de controller en de financiële afdeling te werk zijn gegaan.

Andere vragen?

Heeft u andere vragen over deze fraudezaak? Stuur gerust een e-mail onder vermelding van fraude.

Magazine nummer 4 2018

Vraag gratis het natuurmagazine aan. Op=op

Ontdek de Noord-Hollandse natuur. In het magazine lees je deze keer van alles over de Wadden, mezen in de tuin en vondsten op het strand. En nog veel meer! Inclusief uitneembare wandelroute (14 km) rondom het Amstelmeer.

Naar boven